Electronic Data Interchange

بِسْمِ اللهِ الرَّحْمنِ الرَّحِيمِ

Assalamu 'alaikum warohmatullahi wabarokaatuh

Electronic Data Interchange (EDI) adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam format standar yang disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya, dalam bentuk elektronik.

Istilah ini umumnya dipakai dalam konteks perdagangan dan bisnis, khususnya perdagangan elektronik. EDI biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan dalam memudahkan proses pertukaran data transaksi yang berulang-ulang antar perusahaan. Dalam EDI, dibuat berbagai standar pertukaran data dalam pembuatan PO (purchase order), shipping notice, invoice, payment dan lain sebagainya. Dengan adanya EDI ini maka customer dapat membuat purchase order, di sisi vendor purchase order ini langsung bisa menjadi sales order, pada saat pengiriman shipping notice langsung dikirimkan ke pelanggan. Aplikasi yang ada di pelanggan langsung mengupdate ke dalam aplikasi ERP (Enterprise Resources Planning) mereka.

Standard EDI

Kunci dari aplikasi EDI terletak pada kodifikasi dan strukturisasi data menjadi sebuah format yang umum dan disetujui. Proses kodifikasi dan strukturisasi dokumen-dokumen untuk transaksi bisnis tidaklah sederhana. Standar EDI dikembangkan di berbagai sektor industri, dalam berbagai negara, dan prosesnya dipengaruhi oleh struktur-struktur komite dan prosedur yang rumit. Berikut adalah beberapa contoh standar EDI:

• EDIFACT (dirancang oleh PBB)
• BACS (digunakkan dalam Britania Raya)
• ODETTE (digunakkan dalam industri otomotif Eropa)
• ANSI X12 (digunakkan dalam berbagai sektor bisnis di Amerika Utara).

Standar EDI didesain secara independen dari sisi metode komunikasi maupun teknologi perangkat lunaknya. EDI dapat ditransmisikan menggunakan berbagai metodologi yang disepakati antara pengirim dan penerima. Termasuk dalam metodologi ini adalah berbagai variasi teknologi seperti modem (asynchronous dan synchronous), FTP, e-mail, HTTP, AS1, AS2, dan lain-lain. Namun perlu dibedakan antara dokumen EDI dan metode untuk mengirimkan dokumen tersebut.

Keuntungan EDI

• Penghematan waktu. Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi yang menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik. Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos.
• Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos, pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis.
• Minimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI adalah sistem yang berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer.
• Respon yang cepat. Cara pemesanan tradisional yang menggunakan kertas membutuhkan waktu berhari-hari untuk dokumen-dokumen transaksi mencapai tujuan pengirimannya. Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai yang cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.
• Aliran kas. Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga memengaruhi kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya pembayaran akan berdampak pada meningkatnya arus kas.
• Peluang dalam bisnis. Jumlah pelanggan meningkat dan mereka biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri supermarket dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak menggunakan EDI dalam kemitraannya.

Wikipedia. Pertukaran data elektronik, https://id.wikipedia.org/wiki/Pertukaran_data_elektronik. Diakses: 26 Maret 2017.
Proweb Indonesia. Mengenal EDI (Electronic Data Interchange), http://proweb.co.id/articles/support/edi.html. Diakses: 26 Maret 2017.
EDI Indonesia. Electronic Data Interchange, http://www.edi-indonesia.co.id/index.php?act=edi. DIakses: 26 Maret 2017.